Procedimento disciplinare, quando e come si sviluppa

La corretta gestione delle risorse umane è uno dei temi focali all’interno del panorama aziendale. Dall’instaurazione, alla sua compiuta esecuzione fino all’eventuale risoluzione, il rapporto di lavoro sottostà a diritti ed obblighi precisi e specifici definiti a livello di contrattazione individuale, aziendale e collettiva. Può però capitare che si creino situazioni tali per cui è necessario avviare un procedimento disciplinare.

È proprio il rapporto di lavoro subordinato a connotarsi con il maggior numero di vincoli e di prestazioni corrispettive, tra cui gli obblighi di diligenza e fedeltà. Esattamente su questi due obblighi si instaura il potere disciplinare del datore di lavoro, ovvero la possibilità di comminare sanzioni disciplinari al lavoratore inadempiente, al fine di scongiurare la ripetizione futura di comportamenti non conformi alle norme stabilite.

L’esercizio del potere disciplinare

Al fine di poter contestare un addebito al lavoratore inadempiente, il procedimento disciplinare posto in essere dal datore di lavoro deve seguire alcune regole ed alcuni step indispensabili, nonché prestare attenzione alla forma e al contenuto dell’eventuale contestazione.

Il riferimento principale sul punto è l’articolo 7 Legge 300/1970, cosiddetto Statuto dei lavoratori che, insieme alla contrattazione collettiva ed eventualmente aziendale, definisce l’insieme delle regole da seguire per una corretta irrogazione delle sanzioni disciplinari.

Ciò delinea l’esistenza di principali step da seguire, di seguito riassunti:

1. Contestazione dell’addebito;
2. Difesa del lavoratore ed eventuale audizione dello stesso da parte del datore di lavoro;
3. Irrogazione e comunicazione della sanzione;
4. Esecuzione della sanzione.

Contestazione dell’addebito

Riprendendo lo Statuto dei lavoratori, è necessario precisare che, qualora il datore di lavoro debba irrogare una sanzione più grave del semplice richiamo verbale, allora essa deve essere obbligatoriamente preceduta dalla contestazione dell’addebito in forma scritta ad substantiam.

La forma scritta è requisito fondamentale per garantire l’immutabilità dei fatti contestati, tutelando il diritto di difesa del lavoratore rispetto ai fatti contestati. La comunicazione della contestazione può avvenire a mani, per posta, per il tramite di un terzo o anche per pec. Nella contestazione sono contenuti in modo specifico i fatti contestati al lavoratore con carattere di immediatezza.

Per quanto riguarda il principio di “immediatezza”, è necessario precisare che il tempo si computa dal momento in cui il datore di lavoro viene a conoscenza del fatto avvenuto e non con riferimento al momento storico in cui l’inadempimento si è effettivamente realizzato. Ciò tiene infatti conto della complessità della struttura aziendale e dell’eventuale necessità di un processo di accertamento e valutazione più o meno rilevante, a seconda di ciò che si è effettivamente verificato. L’immediatezza è un requisito importante anche per il diritto di difesa del lavoratore, il quale ha diritto di poter preparare il materiale necessario per la propria difesa il più possibile a ridosso dei fatti contestati.

Da un punto di vista della “specificità”, la contestazione deve contenere l’individuazione precisa e puntuale degli elementi essenziali relativi al fatto contestato, considerato come illecito disciplinare soggetto a successiva sanzione. È necessario precisare che la contestazione non può essere considerata specifica nel momento in cui si faccia riferimento ad allusioni o circostanze vaghe e non specifiche e qualora non vi sia l’indicazione di luogo e comportamento effettivamente tenuto con indicazione dei destinatari.

L’ordinamento giuridico tuttavia non impone al datore di lavoro di indicare nella contestazione la sanzione che verrà comminata né tantomeno condividere con il lavoratore prove o documentazione attestante il fatto compiuto.

Per quanto riguarda la recidiva, lo Statuto dei lavoratori chiarisce che non è possibile tenere conto di sanzioni disciplinari applicate da più di 2 anni, decorrenti dalla comunicazione del provvedimento disciplinare. Decorso il termine indicato, i comportamenti precedentemente sanzionati non hanno più autonomo rilievo e possono essere richiamati  solo per accentuare la gravità dell’addebito contestato, ribadire la correttezza della sanzione scelta e accertare la natura ed entità del fatto.

La difesa del lavoratore nel procedimento disciplinare

Il diritto di difesa è connotato da forma libera, pertanto può essere esercitato con il silenzio, in forma scritta, per il tramite di un rappresentate sindacale o in forma orale. Laddove il lavoratore ne faccia richiesta, il datore di lavoro è obbligato a convocare il lavoratore per l’audizione orale di difesa, anche laddove le eventuali giustificazioni scritte risultino già sufficientemente ampie ed esaustive.

La convocazione per la difesa orale avviene nella sede e nell’orario stabilito dal datore di lavoro; il lavoratore può pretendere uno spostamento dell’appuntamento solo in caso di serie esigenze e condizioni di incompatibilità con l’espletamento dell’audizione orale, dovendo dimostrare la natura ostativa effettiva dell’allontanamento da casa o dall’eventuale ulteriore luogo in cui si trova.

Come già anticipato, l’irrogazione di sanzioni disciplinari più gravi del richiamo verbale può avvenire solo decorso il termine di 5 giorni dalla contestazione scritta dell’addebito, considerando i giorni effettivi di calendario, nel rispetto della computabilità dei giorni festivi intermedi.

Nel caso in cui la contestazione sia avvenuta mediante lettera raccomandata, i 5 giorni decorrono dal giorno in cui il lavoratore riceve la lettera di contestazione e non dal giorno di invio della stessa.

Il termine dei 5 giorni, salvo previsione più favorevole della contrattazione collettiva, è tassativo e non può essere prolungato. In caso di difese presentate oltre lo scadere di tale termine, esse possono essere considerate valide solo laddove il lavoratore sia stato ritenuto impossibilitato a rispettare il termine, comunque esercitando la difesa tardiva nel rispetto dei principi di correttezza e buonafede. Secondo quanto stabilito dalla giurisprudenza, fa eccezione a tale termine l’esistenza di un momentaneo stato di incapacità naturale dimostrabile.

Irrogazione della sanzione

L’irrogazione della sanzione deve essere tempestiva in relazione al fatto contestato, pur non essendo definito per legge un termine massimo. Il datore di lavoro infatti, non può attribuire una sanzione disciplinare laddove sia trascorso un lasso di tempo considerevole, fatta eccezione per i casi in cui sia in corso un procedimento penale.

Diversa è la questione laddove il CCNL applicato definisca uno specifico termine per l’irrogazione della sanzione, decorso il quale le giustificazioni del lavoratore si intendono tacitamente accettate dal datore di lavoro.

Nel caso di irrogazione della sanzione, essa deve essere proporzionata alla gravità dell’illecito commesso, tenute in considerazione le circostanze di fatto, soggettive ed oggettive. Il giudizio di gravità e proporzionalità tra fatto compiuto e sanzione erogata viene effettuato dal giudice di merito e, in caso di mancato rispetto dei criteri di proporzionalità, la sanzione viene considerata illegittima.

Esecuzione della sanzione

Le sanzioni disciplinari sono atti recettizi, con efficacia immediata a seguito di irrogazione e comunicazione delle stesse al lavoratore. Esse infatti diventano immediatamente esecutive senza dover aspettare il superamento del termine di 20 giorni durante il quale il lavoratore può comunque costituire un collegio di conciliazione ed arbitrato per ottenere la revoca del provvedimento disciplinare.

Il codice di condotta

Il codice di condotta o disciplinare è documento riepilogativo delle tipologie di infrazioni, sanzioni e delle procedure di contestazione degli addebiti, tenuto conto anche di quanto previsto dal CCNL applicato o da eventuali ulteriori accordi. Dotare la propria azienda di tale documento, significa esporre in modo chiaro ed inequivocabile i comportamenti da tenere e le sanzioni direttamente collegate in caso di inadempimenti.

Il codice di condotta non è solo un insieme di regole, ma uno strumento strategico per contribuire alla costruzione di un ambiente di lavoro sano, etico, trasparente e rispettoso. Esso riveste un ruolo cruciale nella gestione dei comportamenti all’interno dell’azienda, poiché fornisce una base solida per l’applicazione di sanzioni e per la risoluzione di conflitti. Un’azienda che adotta e applica con rigore un codice di condotta, rafforza la propria cultura aziendale e contribuisce a mantenere elevati standard professionali, proteggendo al contempo i propri interessi e quelli dei propri dipendenti.

Il codice di condotta deve essere affisso in un luogo accessibile a tutti – in ogni singola unità produttiva laddove ve ne sia più di una – in modo continuativo, condizioni necessarie al fine di avviare un procedimento disciplinare attraverso norme e regole già ampiamente conosciute all’interno dell’organizzazione aziendale.

In questo si ravvisa il potere dello strumento che non consente al lavoratore di invocare l’ignoranza delle normative disciplinari, essendo le stesse regolarmente rese note ed affisse secondo le regole prescritte dall’ordinamento.

Per avviare legittimamente un procedimento disciplinare, non è necessario che il codice affisso elenchi tutti i possibili illeciti; è sufficiente infatti che il codice descriva chiaramente le infrazioni in modo schematico, indicando le sanzioni in modo generale, ma adattabile alle specifiche violazioni che si presentano.

La presenza di un codice disciplinare in azienda dunque, consente di ottenere alcuni vantaggi:

• Orientare il comportamento dei lavoratori;
• Prevenire comportamenti contrari alle regole date;
• Tutelare l’organizzazione aziendale, garantendo che tutti i dipendenti operino nel rispetto delle norme stabilite e contribuendo a mantenere l’ordine e la disciplina;
• Fornisce una base chiara per avviare azioni disciplinari, assicurando che le sanzioni siano applicate in modo equo e coerente in caso di violazioni, secondo le regole esplicitamente definite nel codice di condotta e rese note per affissione ai lavoratori.

Le potenzialità e l’importanza dello strumento dunque sono ingenti, tuttavia la forma e il contenuto restano dei tasselli fondamentali al fine della redazione di un codice di condotta in linea con l’ordinamento nazionale e con il CCNL applicato, anche al fine di poter costruire un procedimento disciplinare chiaro e inattaccabile.

Per questo motivo, è consigliato il coinvolgimento delle Parti sindacali, in grado di individuare le normative nazionali e contrattuali da dover prendere a riferimento per la redazione del codice.

Conflavoro, tra le attività sindacali proposte, mette a disposizione le conoscenze e competenze dei propri esperti proprio al fine di avviare la redazione di un codice di condotta ad hoc per ciascuna realtà aziendale, dando modo alle parti di avere maggiori certezze circa i corretti comportamenti da tenere nelle varie situazioni.